Berkat proses digitalisasi pada berbagai bidang, semakin banyak cara dan tren baru yang muncul untuk mempermudah kehidupan sehari-hari.
Salah satu tren baru yang saat ini sedang marak diselenggarakan adalah webinar.
Webinar adalah salah satu strategi yang dapat Anda coba untuk menyelenggarakan seminar berskala besar dengan efektif dan hemat biaya.
Jika saat ini Sahabat Aksara sedang berencana untuk menyelenggarakan webinar, Anda berada pada artikel yang tepat.
Kami akan memaparkan secara lengkap mulai dari pengertian, manfaat, jenis-jenis webinar hingga aplikasi terbaik yang bisa Anda gunakan.
Jadi, Anda dapat menyusun kerangka acara webinar yang padu dengan maksud dan tujuan yang tepat.
Yuk, langsung saja kita simak pembahasan lengkapnya!
Apa Itu Webinar?
Webinar adalah singkatan dari website seminar, yaitu sebuah pertemuan berbasis video call yang diselenggarakan melalui suatu aplikasi website untuk membahas topik tertentu.
Selama webinar berlangsung, umumnya acara akan dipimpin oleh seorang moderator dan diisi oleh satu atau narasumber.
Nah, oleh masyarakat umum, webinar juga dikenal dengan istilah seminar online.
Webinar diselenggarakan untuk berbagai tujuan, bisa sekedar untuk berbagi ilmu, menyampaikan informasi penting, promosi brand, mencari profit, dan lain sebagainya.
Metode webinar sebenarnya telah hadir di sekitar kita selama beberapa periode yang lalu.
Namun, webinar baru mulai menjadi primadona sejak tahun 2020, dimana semua orang harus tinggal di dalam rumah karena dunia diserang pandemi Covid-19.
Ia menjadi jalan keluar yang efektif dan efisien bagi banyak pihak meskipun memerlukan waktu untuk beradaptasi.
Di awal diselenggarakannya webinar, memang banyak pihak yang mengaku tidak nyaman dan kesulitan.
Namun seiring berjalannya waktu, tampaknya cukup banyak pihak yang sudah mulai terbiasa dan lebih memilih webinar dari pada seminar secara offline.
Pasalnya seminar secara online tidak mengurangi kualitas dan kuantitas seminar.
Malahan ada beberapa manfaat yang dapat dinikmati baik oleh penyelenggara maupun peserta.
Manfaat Webinar
Webinar adalah salah satu media yang cukup efektif untuk belajar online, sebab peserta dapat mengikuti seminar dari mana saja.
Penyelenggara pun dapat menerima peserta dengan jumlah yang besar tanpa perlu memikirkan kapasitas ruangan.
Selain itu, masih banyak keuntungan lain yang dapat diambil oleh penyelenggara maupun peserta ketika webinar berjalan secara optimal.
1. Bagi Penyelenggara
Selain keuntungan berupa materi hasil keuntungan dari webinar berbayar, ada banyak keuntungan lain yang bisa dinikmati oleh penyelenggara.
- Hemat Waktu dan Biaya
Di dalam webinar, proses tatap muka antara pembicara dengan seluruh pesertanya dilakukan secara daring.
Jadi, Anda sebagai penyelenggara tidak perlu mengeluarkan biaya untuk menyewa gedung juga untuk menyediakan berbagai fasilitas lain seperti kursi, pendingin ruangan, konsumsi, dan lain sebagainya.
Waktu yang digunakan untuk persiapan pun lebih singkat.
Sebab Anda hanya perlu menyiapkan beberapa perangkat pendukung dan menatanya di sebuah sudut ruangan dengan lighting yang baik.
- Meningkatkan Brand Awareness
Pasti Sahabat Aksara sudah mengetahui jika kekuatan branding merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah bisnis.
Sebab, begitu branding Anda melekat kuat di tengah masyarakat secara positif, masyarakat tidak akan ragu-ragu lagi terhadap kualitas dan nilai dari produk Anda.
Nah webinar bisa dijadikan medium untuk memperkenalkan brand perusahaan dan produk andalan yang Anda miliki tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan untuk promosi.
Caranya dengan membuat webinar tema yang sesuai dengan bidang bisnis Anda.
Jangan lupa untuk mengundang narasumber yang memang ahli di bidangnya, ya!
- Mendapatkan Leads dan Melakukan Promosi Tertarget
Webinar selalu diselenggarakan dengan tema yang spesifik.
Ada webinar tentang SEO, tentang penggunaan nama domain yang bagus, tentang bahasa pemrograman, strategi marketing terbaru, dan lain sebagainya.
Jadi, dapat dipastikan bahwa peserta merupakan orang-orang yang memang tertarik dengan tema webinar.
Hal tersebut akan memudahkan Anda sebagai pelaku bisnis untuk mendapatkan Leads yang sesuai dengan target market.
Anda akan mendapatkan data diri dan kontak aktif para dari segmen pelanggan yang paling potensial.
Dengan begitu Anda dapat dengan lebih mudah melakukan melakukan promosi dan konversi penjualan dengan lebih efektif.
2. Bagi Peserta
Selain segudang ilmu dan skill baru dari ahlinya, para peserta webinar dapat memperoleh banyak manfaat lain. Diantaranya adalah:
- Lebih Fleksibel
Jika dalam seminar biasa seluruh penyelenggara acara dan peserta harus berkumpul pada satu lokasi yang sama, webinar memungkinkan semua pihak yang terlibat untuk dilakukan dari tempat masing-masing.
Untuk peserta, terutama mereka yang memiliki agenda padat, dapat mengikuti webinar dari rumah, di atas kereta sambil melakukan perjalanan, di cafe sambil menikmati segelas Americano, dan lain sebagainya.
- Hemat Biaya
Biaya yang dikeluarkan untuk mengikuti program seminar online biasanya akan lebih murah dari pada virtual konvensional.
Selain itu, peserta juga tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk mencapai gedung dimana seminar diselenggarakan.
- Terhubung dengan Banyak Orang Baru
Walaupun seluruh rangkaian acara berlangsung secara virtual, namun hal tersebut tidak akan menghalangi Anda untuk mendapatkan relasi baru.
Saat seminar berlangsung Anda dapat menyapa dan memperkenalkan diri pada peserta lain atau pembicara dengan sopan melalui fitur chat.
Baik melalui personal chat maupun melalui room bersama.
Jika pesan bersambut, Anda akan mendapatkan relasi baru yang jelas memiliki minat atau bergerak pada bidang yang sama.
Selepas webinar, Anda dan para relasi baru dapat terus berkomunikasi bahkan bertukar info-info penting yang tentunya akan sangat bermanfaat untuk mengupgrade ilmu pengetahuan.
- Mendapatkan E-sertifikat
Keuntungan lainnya adalah e-sertifikat sebagai pembuktian bahwa Anda pernah mempelajari suatu topik tertentu dalam sebuah webinar.
Nilai plus dari e-sertifikat adalah Anda bisa menyimpannya di berbagai perangkat komputer atau cloud, sehingga Anda dapat menggunakannya dimanapun dan kapanpun dibutuhkan.
Jadi, Anda tidak perlu repot-repot menyimpan lembaran kertas yang rawan rusak dan hilang.
- Doorprize Menarik
Meski bukan sesuatu yang selalu ada, namun terkadang penyelenggara webinar menyediakan doorprize menarik bagi para pesertanya.
Dan meski doorprize bukan tujuan utama dalam mengikuti webinar, namun tetap menyenangkan dan menambah semangat bukan bila mendapatkan suatu hadiah menarik?
Kadang hadiah yang ditawarkan tidak main-main.
Bisa berupa tiket rangakaian kelas webinar selanjutnya, produk terbaru suatu perusahaan yang menyelenggarakan webinar, produk terbaik dari sponsor dan lain sebagainya.
Jenis-Jenis Webinar
Ada lima jenis webinar yang dapat Anda selenggarakan. Jenis webinar ini dikelompokkan berdasarkan durasi waktunya.
1. The Lead-Generation (Sales Webinar)
Seperti namanya, webinar ini diadakan oleh tim marketing semata-mata untuk meningkatkan jumlah leads atau prospek agar konversi meningkat.
Umumnya, webinar ini menyediakan tiket dengan harga sangat terjangkau atau malah sepenuhnya gratis, serta dengan proses pendaftaran yang mudah.
Calon peserta hanya perlu mendaftar melalui website, email, atau formulir online.
Kemudian pihak penyelenggara akan menghubungi peserta untuk memberikan akses dan mengirimkan modul yang diperlukan untuk webinar.
Walau sifatnya gratis, penyelenggara harus tetap memperhatikan kualitas pemateri dan menyelenggarakan webinar dengan durasi yang wajar.
2. The One Off for Profit
Saat menyelenggarakan webinar jenis ini, pihak penyelenggara memiliki tujuan untuk mengambil profit.
Jadi, setiap peserta yang mengikuti webinar harus mengeluarkan biaya pendaftaran, dan jika memungkinkan, peserta juga akan dikenakan beberapa biaya tambahan.
Biasanya untuk akses sejumlah modul, video, atau kelas eksklusif.
Kualitas webinar jenis ini tentu saja berbanding lurus dengan biaya yang dibayarkan peserta.
Penyelenggara harus menyuguhkan pembicara profesional, dengan materi yang komprehensif, dan fasilitas yang memadai.
3. Web Broadcast
Web Broadcast adalah webinar yang disiarkan secara langsung pada suatu situs dan umumnya bersifat gratis.
Webinar ini dapat diakses oleh banyak peserta sekaligus, dimana jumlahnya bisa mencapai ribuan.
Kekurangan dari webinar ini adalah interaksi yang minim dengan pemateri sebab banyaknya peserta.
4. Short Course
Short course merupakan webinar singkat yang biasanya hanya berlangsung dalam satu kali pertemuan dan dalam waktu yang singkat.
Tujuannya untuk membuat kelas yang singkat dan padat dengan jumlah peserta terbatas.
Biasanya webinar ini berlangsung selama satu hingga dua jam, sudah termasuk dengan sesi tanya jawab dengan pembicara dan sesi latihan singkat.
Webinar ini memang tergolong kurang komprehensif dan biasanya ditujukan untuk pemula.
Jadi materinya masih pada tahap pengenalan pada suatu topik.
Contohnya Introduction to SEO, Copywriting 101, Mengenal Digital Marketing, Cara Menjadi Reseller Domain Sukses untuk Pemula, dan lain sebagainya.
5. Webinar Series
Webinar Series menawarkan seminar dengan pembahasan mendetail mengenai suatu topik karena dilakukan dalam pertemuan yang berkelanjutan.
Biasanya bisa 3-6 kali pertemuan dan dengan jumlah peserta yang terbatas.
Dalam tiap pertemuannya, peserta memiliki kesempatan untuk mendapatkan penjelasan secara komprehensif dan kesempatan interaksi yang lebih intens dengan pembicara.
Sehingga, walaupun biayanya cukup mahal, webinar ini memiliki cukup banyak peminat.
Yang Harus Dipersiapkan untuk Webinar
Ada beberapa hal yang harus dipersiapkan secara matang, agar webinar Sahabat Aksara berjalan lancar dan terlihat profesional.
1. Menentukan Tujuan dan Topik
Sebelum mempersiapkan hal lainnya, yang perlu Anda pikirkan sebagai penyelenggara adalah tujuan webinar.
Apakah webinar Anda bertujuan untuk mencari profit, mengumpulkan leads, berbagi ilmu secara cuma-cuma atau yang lainnya?
Anda bisa menengok tujuan dan jenis webinar yang tepat dari penjelasan tentang jenis-jenis webinar di atas.
Setelah tahu webinar seperti apa yang ingin Anda selenggarakan, baru pilih tema yang sekiranya menarik dan sesuai dengan tujuan.
Disini biasanya koordinator acara juga telah membuat budgeting kasar, sebagai perkiraan dana yang dibutuhkan.
Jika Anda bergerak di bidang konfeksi pakaian, The Lead-Generation Webinar tentang cara memulai bisnis clothing line merupakan pilihan yang cukup tepat.
2. Membuat Tim
Langkah selanjutnya adalah membuat sebuah tim untuk mengurus segala keperluan webinar.
Karena webinar tidak membutuhkan terlalu banyak SDM, jadi tim yang dibuat tim tidak harus besar.
Namun, sebaiknya ada orang-orang yang bertanggung jawab untuk menangani hal ini:
- Koordinator Acara – Koordinator bertugas untuk mengurus hal-hal di belakang layar seperti merencanakan topik webinar, budgeting, memilih pembicara, mendesain strategi promosi, dan aplikasi website yang akan digunakan, dan lain-lain.
Selain itu, Koordinator juga bertugas untuk memastikan divisi lain berjalan dengan baik.
Dan apabila tidak memiliki seseorang yang bertanggung jawab di divisi Marketing Komunikasi juga Pembawa Acara, biasanya koordinator yang akan menggantikan.
- Marketing Komunikasi – Marketing Komunikasi atau dikenal juga dengan nama Marcom bertugas untuk menghubungi narasumber dan mengkomunikasikan jadwal yang pas antara narasumber dan acara.
Ia juga bertugas untuk membuka registrasi form, menanggapi pertanyaan calon peserta terkait webinar, menindaklanjuti pendaftaran peserta, mengirimkan materi webinar, dan menghubungi pemenang doorprize (bila ada).
- Tim Teknis – Tim Teknis bertugas untuk menyiapkan segala perangkat yang diperlukan untuk webinar seperti lighting, kamera, aplikasi website, merekam webinar, mengatur tampilan background, mengatur tampilan materi, dan lain sebagainya.
Tim ini harus memastikan semua perangkat bekerja dengan baik, sehingga webinar berjalan lancar.
- Pembicara – Pembicara adalah kunci utama kesuksesan sebuah webinar. Tanpa pembicara yang berkualitas, dipastikan sebuah webinar tidak akan berjalan dengan baik.
- Pembawa Acara atau Moderator – Pembawa Acara atau Moderator bertugas untuk membuka, menjembatani, dan menutup webinar.
Sebisa mungkin yang memegang peran ini adalah pribadi yang komunikatif dan dapat membawa suasana agar webinar terasa lebih hidup.
3. Menentukan Format Webinar
Setelah tim terbentuk, Anda bisa mulai mengadakan pertemuan untuk membahas format webinar.
Berapa lama webinar akan dilangsungkan, berapa jumlah pembicara yang akan dihadirkan, sesi apa saja yang akan dihadirkan, dan lain sebagainya.
Format apapun yang akan diterapkan, jangan lupa untuk tetap berpedoman pada tujuan dan topik yang telah ditentukan di awal supaya webinar berjalan secara efektif dan efisien.
Setelah itu, pastikan Anda dan tim memilih tanggal yang bagus untuk menyelenggarakan webinar agar banyak peminat yang bisa bergabung.
Format webinar dan tanggal yang telah dipilih kemudian ditransfer ke dalam sebuah rundown untuk memudahkan koordinasi selanjutnya.
4. Memilih Aplikasi Webinar Terbaik
Sebelum berpindah pada tahap selanjutnya Anda dan tim perlu memilih aplikasi apa yang akan digunakan untuk melangsungkan webinar.
Anda bisa menyesuaikan aplikasi yang akan digunakan dengan jenis dan format webinar.
Berikut daftar aplikasi yang dapat Anda manfaatkan:
- Zoom
Selain menjadi sarana meeting online, Zoom juga dapat digunakan untuk menyelenggarakan webinar.
Zoom menyajikan video dengan kualitas HD sehingga nampak jernih dan nyaman untuk dinikmati peserta.
Batas maksimum peserta yang dapat ditampung aplikasi ini cukup banyak, yaitu 100 orang.
Lebih lanjut, Zoom juga memungkinkan Anda membuat siaran langsung dari webinar melalui Facebook dan Youtube Live.
Jadi, sangat cocok untuk webinar eksklusif maupun webinar besar yang dapat dinikmati oleh masyarakat luas dengan jumlah tak terbatas.
- ezTalks
Saat menggunakan aplikasi ezTalks, Anda dapat menikmati fitur survei di akhir acara.
Jadi Anda dapat mengumpulkan feedback dari peserta terkait webinar secara langsung.
Supaya kedepannya Anda dapat menyelenggarakan webinar dengan lebih baik.
Dan jika Sahabat Aksara berorientasi pada profit, Anda bisa mengaktifkan fitur premium ezTalks untuk menghasilkan uang dari webinar yang Anda selenggarakan.
- Google Meet
Google Meet merupakan salah satu aplikasi handal yang dapat digunakan untuk melangsungkan webinar.
Salah satu kelebihannya adalah Anda dapat menyambungkan Google Meet ke Google Calendar.
Anda bisa mengatur pukul berapa alarm akan menyala, sehingga peserta otomatis mendapatkan pengingat terkait webinar pada waktu yang telah ditentukan.
Hal ini tentu mengurangi beban kerja divisi Marcom dan memastikan peserta untuk bergabung dalam webinar secara tepat waktu.
Selain itu, masih banyak lagi aplikasi webinar lain yang performanya tidak diragukan lagi seperti Demio, Livestream, ClickMeeting, GoToWebinar, WebinarNinja, WebEx, Webinars OnAir, dan lain sebagainya.
5. Meeting Tim Penyelenggara dengan Pembicara
Setelah persiapan selesai dan mendapatkan pembicara yang sesuai, paling tidak harus diadakan meeting sebanyak 1 kali.
Dalam pertemuan, tim dan pembicara bisa membahas materi yang akan disampaikan dan detail acara sesuai dengan rundown yang telah dibuat.
Pada tahap ini, biasanya ada beberapa masukan yang dapat memberi perubahan minor pada rundown yang telah dibuat.
Jangan lupa untuk menginformasikan aplikasi apa yang digunakan untuk webinar sehingga pembicara dapat mempelajari aplikasi yang akan digunakan.
Siap Menyelenggarakan Webinar?
Webinar memang menjadi solusi terkini yang efektif dan efisien untuk menyalurkan ilmu maupun menjalankan strategi marketing.
Banyak manfaat yang dapat diambil baik oleh penyelenggara maupun pesertanya.
Nah, setelah membaca penjelasan komprehensif di atas, apakah Anda siap untuk menyelenggarakan webinar?
Jenis webinar apa yang ingin Anda pilih?
Lalu, topik apa yang akan Anda angkat?
Jangan ragu-ragu untuk sharing ide brilian Sahabat Aksara di kolom komentar ya!
