SaaS adalah salah satu layanan software berbasis cloud yang dapat memudahkan Anda dalam menjalankan aktivitas sehari-hari.
Termasuk dalam menjalankan bisnis di era digital seperti sekarang ini.
Disamping memudahkan proses kerja, penggunaan SaaS juga memnungkinkan suatu perusahaan untuk mendapatkan pelayanan maksimal dari pihak penyedia software.
Sehingga, dapat membantu sebuah perusahaan untuk mengurangi biaya penanganan teknis.
Mari kita intip lebih dalam lagi tentang apa itu SaaS dan contohnya untuk diterapkan pada bisnis Sahabat Aksara sekalian!
Apa Itu SaaS?
SaaS adalah kependekan dari Software as a Service.
Perangkat lunak berbasis cloud yang tidak perlu diunduh dan diinstal ke dalam komputer Anda.
Alih-alih mengunduh dan menginstal, Anda hanya perlu mengakses SaaS melalui internet browser semacam Chrome, Mozilla, Safari dan lain sebagainya.
Contoh dari SaaS adalah CMR (Customer Relationship Management), HRM (Human Resource Management), ERP (Enterprise Resource Planning), manajemen keuangan, manajemen database, manajemen dokumen, dan lain sebagainya.
Dalam SaaS, pengelolaan hingga penanganan teknis dalam SaaS sepenuhnya ditangani oleh pihak ketiga yang berperan sebagai provider.
Provider mengembangkan aplikasi mereka sendiri dan mengoperasikan multi-tenant infrastructure model.
Yaitu model infrastruktur yang bisa digunakan untuk penyewa dalam jumlah banyak.
Maka dari itu, walaupun para pengguna SaaS mengakses codebase yang sama, data dan customized interface antara satu sama lain tidak akan bercampur.
Penemuan SaaS
SaaS sendiri terlahir pada tahun 1960, ketika teknologi komputer masih sangat mahal dan membuat industri kelas menengah tidak mampu memiliki komputer.
Pada saat itu, cloud computing atau SaaS masih dikenal sebagai “Time Sharing System”.
Sistem tersebut melibatkan beberapa terminal “bodoh” berupa keyboard dan monitor tanpa CPU yang disambungkan pada jaringan mainframe.
Semua aplikasi dan data tersimpan dalam mainframe tersebut.
Melalui sistem tersebut, perusahaan skala kecil dan sedang dapat mengakses sistem komputer modern dengan harga yang terjangkau.
SaaS tipe ini terus digunakan selama periode 1970 hingga 1980 untuk menangani CRM, payroll, and manajemen keuangan.
Walaupun kedepannya harga komputer semakin ekonomis, SaaS tidak lalu mati.
Ia turut beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan tetap dianggap sebagai sistem yang paling cost-effective atau ramah di kantong perusahaan.
Kini, SaaS dapat digunakan bersamaan dengan IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Platform as a Service), DaaS (Desktop as a Service), mBaaS (Mobile Backend as a Service), dan MSaaS (Managed Software as a Service).
Keuntungan SaaS untuk Bisnis Anda
Kesalahpahaman yang sering dilakukan oleh perusahaan baru atau yang baru akan beralih menggunakan sistem digital adalah menganggap SaaS sebagai teknologi yang mahal dan rumit.
Sering muncul pertanyaan seperti, “Kita bisa membuat sendiri aplikasi semacam ini agar tampak eksklusif, tapi mengapa kita harus membayar mahal untuk menggunakan aplikasi milik orang lain?”
Jawaban atas pertanyaan tersebut akan terjawab pada uraian di bawah ini:
1. Lower Upfront Cost
Penggunaan SaaS akan jauh ramah di kantong daripada membuat aplikasi secara in-house atau membuat aplikasi sendiri dengan membayar jasa vendor.
Pertama-tama perlu diketahui, bahwa dalam pembuatan suatu software, Anda membutuhkan waktu yang panjang dan tim kurang lebih dengan komposisi:
- Application Developer,
- Computer Engineering,
- Data Analyst,
- Database Administrator,
- ERP ( Enterprise Resource Planning),
- IT Planner,
- Graphic Designer,
- Network/Security,
- Project Management,
- Software Engineer,
- Software Architect,
- System Engineer,
- UI/UX Developer,
- Web Developer,
- Front-end Engineer,
- Back-end Engineer,
- QA tester, dan lain sebagainya.
Untuk membiayai tim dengan anggota ahli sebanyak itu, tentu tidak murah.
Jadi pembuatan software secara in-house jelas terlalu berlebihan untuk sebagian besar perusahaan.
Lebih lanjut, ketika ingin membuat software sendiri menggunakan vendor, perusahaan masih harus merumuskan aplikasi seperti apa yang kelak dibutuhkan.
Meliputi pekerjaan apa saja yang akan diselesaikan menggunakan aplikasi tersebut dan UI/UX seperti apa yang diinginkan.
Nah, semakin kompleks suatu software, semakin panjang pula proses pembuatan yang akan ditempuh.
Sehingga biaya yang harus dikucurkan bisa mencapai ratusan juta rupiah.
Belum lagi jika kedepannya perusahaan membutuhkan upgrade software, mengikuti perkembangan tren, teknologi, dan kebijakan perusahaan yang baru.
Hal ini tentu akan sangat berat bagi sebuah start-up maupun perusahaan skala kecil.
Begitu pula dengan membeli lisensi aplikasi advance yang dapat mempertemukan Anda dengan kerugian ekstrem.
Jika sudah terlanjur memasang aplikasi mahal pada sebagian besar perangkat dan kemudian ada perubahan sistem yang tidak terhindarkan, Anda tidak dapat melakukan apa-apa lagi.
Berbeda dengan SaaS yang dapat digunakan dengan membayarkan sejumlah dana untuk memperoleh akses ke fitur advanced sesuai kebutuhan.
Dimana sistem yang biasanya diterapkan dalam SaaS adalah kontrak atau subscribe.
Maka dari itu, penggunaan SaaS akan sangat sesuai untuk membantu suatu perusahaan start-up maupun skala kecil dalam menghemat modal awal perusahaan.
2. Low Operational Cost
Dengan penggunaan SaaS perusahaan Anda dapat menekan biaya operasional dari sisi pemeliharaan dan perbaikan.
Semua pemeliharaan, perbaikan, dan upgrade OS, semua ditangani oleh penyedia layanan SaaS.
Jadi Anda tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk maintenance.
Penggunaan SaaS pun dapat diatur dalam jangka waktu tertentu, sesuai kebutuhan perusahaan.
Jikalau pelayanan yang disediakan provider SaaS kurang memuaskan, perusahaan bisa menghentikan kerjasama dan beralih pada provider lain.
3. High Accesbility
Poin terpenting dari penggunaan SaaS adalah aksesibilitasnya yang tinggi.
SaaS memiliki kemampuan untuk berjalan melalui aplikasi internet browser dan dapat diakses menggunakan device apapun, tidak hanya melalui PC.
Software ini selalu didesain agar mobile-friendly, sehingga dapat diakses melalui tablet maupun smartphone.
Oleh sebab itu, SaaS memungkinkan setiap karyawan perusahaan yang diberi izin akses untuk membuka data yang dibutuhkan kapan saja dan dimana saja.
Baca juga: Model Bisnis Kanvas dan Tips Membuatnya
4. Terintegrasi
SaaS membuat suatu perusahaan memiliki data yang terstruktur dan terpusat.
Semua karyawan akan mengakses data yang sama dari satu server cloud yang disediakan penyedia layanan.
Sehingga dari perangkat manapun Anda membukanya, selama memiliki akses, Anda akan melihat data yang sama.
Alias data selalu sesuai antara satu komputer dan lainnya.
5. Kemudahan dalam Manajemen Operasional
Manajemen Operasional merupakan proses untuk mengubah setiap input yang ada menjadi suatu output yang diharapkan.
Nah, penggunaan SaaS yang sifatnya terintegrasi akan memudahkan proses dalam operasi manajemen.
Seperti saat manajemen harus menganalisis data, merancang proses kerja, berkolaborasi antar departemen, dan lain sebagainya.
Contoh SaaS untuk Bisnis Anda
Jika Anda berencana terjun ke dunia bisnis, maupun sudah ada didalamnya, sangat dianjurkan untuk mulai mengconvert segala urusan ke ranah digital menggunakan SaaS
Tujuannya agar segala proses dapat terekam dan terkelola dengan baik dan praktis.
Berikut beberapa contoh SaaS ampuh yang menyediakan versi demo sehingga dapat Anda coba terlebih dahulu:
1. HubSpot
HubSpot merupakan provider SaaS yang menyediakan layanan untuk menunjang berbagai kebutuhan digital marketing bisnis Anda.
Tersedia software CRM bertajuk Sales Hub untuk membantu Anda mendapatkan insight mendalam, melakukan email tracking, email template, call tracking, penjadwalan meeting, document sharing, dan masih banyak lagi.
Selain Sales Hub, masih ada software lain yang dapat mempermudah proses promosi Anda yaitu Marketing Hub, Service Hub, CMS Hub, dan Operations Hub.
Layanan HubSpot dapat Anda nikmati secara gratis maupun berbayar, tinggal disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
2. Sleekr Accounting
Sleekr Accounting merupakan salah satu SaaS yang dapat Anda gunakan untuk mengatur dan mengendalikan bisnis Anda dengan mudah dan real-time.
Aplikasi berbasis cloud satu ini sangat cocok untuk Anda yang memiliki usaha kecil dan menengah.
Dengan Sleekr, Anda bisa mencatat transaksi dan invoice dengan lebih mudah, sesuai dengan sales order.
Jadi Anda bisa merunut pesanan dengan mudah sesuai tanggal dan jam order, sehingga pesanan tidak tertukar maupun terlompati.
Selain itu, Anda juga dapat mengelola inventori dan gudang dengan lebih akurat.
Anda dapat mencatat secara real-time beberapa gudang sekaligus, transfer barang antar gudang, stock-opname dan hitung depresi aset.
Dan yang paling penting, Sleekr menyediakan lebih dari 30 jenis laporan keuangan, termasuk pencatatan transaksi Anda dengan bank secara otomatis.
Sehingga Anda dapat mengetahui secara pasti kondisi keuangan perusahaan dengan seksama.
Customer Support dari Sleeker juga memiliki reputasi yang sangat bagus dalam menangani komplain dan membantu pelanggan dalam menangani masalah yang ada tanpa biaya tambahan.
Sangat banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi ini, termasuk beberapa perusahaan dengan brand besar seperti Gojek, Miniso, dan SinemArt.
3. Jojonomic
Jojonomic merupakan aplikasi HRIS, Human Capital, dan Expense Management yang lahir pada tahun 2015.
SaaS satu ini dapat Anda manfaatkan untuk mengurangi beban pekerjaan administratif yang umumnya sangat menyita waktu dan tenaga.
Banyak software yang ditawarkan oleh Jojonomic antara lain:
- Productivity & Collaboration Suites – menawarkan solusi agar pekerjaan menjadi lebih cepat, cerdas, dan kolaboratif.
- Sales & Marketing Suites – menawarkan sistem otomatisasi kegiatan sales untuk mengoptimalkan penjualan.
- Finance Suites – software yang dapat Anda gunakan untuk memantau dan mengelola keuangan secara mudah dan real time.
- Human Resource Suites – merupakan solusi lengkap dan praktis untuk mengelola Sumber Daya Manusia perusahaan Anda.
- Operation Suits – Anda dapat memanfaatkan software ini untuk menciptakan proses bisnis yang efektif dengan rangkaian aplikasi terbaik.
- Intelligence & Customization Suites – menawarkan solusi untuk menyederhanakan dan mengotomatisasikan workflow perusahaan Anda.
Kesimpulan
Dari penjabaran diatas, dapat kita simpulkan bahwa SaaS adalah layanan penggunaan software yang disediakan secara online.
Jika dikelola secara tepat, penggunaan SaaS dapat menghemat banyak waktu, uang, dan sumber daya manusia.
SaaS akan mempermudah proses kerja, menghemat modal awal, menekan biaya operasional dan biayanya jauh lebih terjangkau daripada membuat software aplikasi sendiri secara in-house, menggunakan vendor, maupun membeli lisensi software advanced yang mahal.
Yang perlu Sahabat Aksara perhatikan dalam memilih SaaS adalah:
- keamanan yang ditawarkan,
- garansi SLA (Service Level Agreements),
- dan cara akses ke arsip data perusahaan.
So, ready to bring your business to next level with SaaS?
