Definisi ERP dan Keuntungannya untuk Kemajuan Bisnis Anda 

3 min read

ERP adalah software yang kerap digunakan oleh perusahaan untuk mengelola berbagai aktivitas operasional. 

Dewasa ini, ERP tidak hanya digunakan oleh perusahaan besar saja. 

Perusahaan kecil-menengah seperti UMKM, reseller, dan lain sebagainya, juga mulai memanfaatkan software ini. 

Bagaimana cara menerapkannya dalam bisnis Sahabat Aksara?

Kami akan membahas detail definisi ERP hingga keuntungannya untuk kemajuan bisnis Sahabat Aksara pada artikel ini.

Apa Itu ERP?

Apa Itu ERP

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. 

Software (perangkat lunak) yang difungsikan untuk mengelola kegiatan operasional perusahaan.

Contoh dari kegiatan operasional yang dijalankan meliputi pengelolaan keuangan, pengadaan barang, proses produksi, pengaturan sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

ERP dapat memaparkan informasi secara real-time, detail, terintegrasi dan akurat.

Dengan memanfaatkan informasi tersebut, Anda dapat mengambil keputusan terbaik bagi perusahaan yang dijalankan. 

Istilah Enterprise Resource Planning atau ERP sendiri diciptakan pada tahun 1990 oleh perusahaan riset dan analisis bernama Gartner Group. 

Sedangkan konsep yang mendasari kemunculannya telah dicetuskan pada tahun 1960-an.

Konsep ERP generasi pertama tersebut bernama MPR (Manufacturing Resource Planning) dan CIM (Computer Integrated Manufacturing).  

MPR dan CIM diterapkan pada bidang manufaktur untuk memantau inventaris, menyeimbangkan saldo, dan melaporkan status.

Pada tahun-tahun selanjutnya, konsep ERP generasi pertama terus mengalami pengembangan. 

Hingga pada tahun 2000-an Gartner Group mengeluarkan ERP II. 

ERP II merupakan sistem berbasis cloud pertama yang menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi karena dapat melewati batas wilayah dan waktu dengan memanfaatkan jaringan internet.

Jadi, penggunanya dapat mengakses ERP dari manapun dan kapanpun dibutuhkan.  

ERP berbasis cloud ini disebut pula ERP SaaS atau Enterprise Resource Planning Software as a Service

Walaupun pada awalnya software ini diciptakan untuk mempermudah proses operasional dalam industri manufaktur, kini ERP dapat digunakan untuk berbagai industri lainnya. 

Berikut beberapa bidang industri yang dapat menggunakan ERP:

  1. jasa dan konsultasi 
  2. pendidikan 
  3. kesehatan
  4. pariwisata
  5. kuliner
  6. retail dan grosir
  7. real estate
  8. pembangunan infrastruktur
  9. ekspor-impor
  10. pemerintahan, dan lain sebagainya.

Kenapa ERP dapat digunakan pada berbagai bidang industri?

Sebab pada dasarnya, hampir semua bidang industri membutuhkan sebuah sistem yang terstruktur dan memiliki data yang detail untuk mengelola berbagai urusan operasional.

Jenis-Jenis ERPerp adalah

ERP dibedakan menjadi 3 jenis berdasarkan fungsi dan servernya.

1. ERP on Premise

ERP on premise menawarkan keandalan, kredibilitas, dan keamanan yang tinggi, namun dibanderol dengan harga yang cukup mahal. 

ERP jenis ini membutuhkan instalasi langsung ke server fisik yang dikelola secara mandiri oleh perusahaan. 

Dimana perusahaan juga harus melakukan pemeliharaan dan pengembangan secara mandiri. 

2. ERP SaaS

ERP SaaS merupakan software berbasis cloud memungkinkan perusahaan mengakses data dengan koneksi internet melalui perangkat komputer apapun. 

Berbeda dengan ERP on premise yang menuntut perusahaan untuk melakukan pemeliharaan dan pengembangan secara mandiri, ERP SaaS akan dipelihara dan dikembangakan oleh penyedia software.  

3. ERP Hybrid

ERP hybrid atau dikenal juga sebagai tier-two model ERP adalah kombinasi dari ERP on premise dan ERP SaaS. 

ERP hybrid mampu mengintegrasikan sejumlah teknologi dengan mudah seperti CRM, penjualan, dan keuangan yang sulit dilakukan oleh ERP on-premise.

Keuntungan Penggunaan ERP 

Mungkin Sahabat Aksara bertanya-tanya, mengapa ERP banyak digunakan pada berbagai bidang industri.

Berikut kami paparkan keuntungan yang akan didapatkan oleh pelaku bisnis dengan penerapan ERP.

1. Mengoptimalkan Efisiensi

ERP memiliki fungsi efisiensi yaitu menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan banyak waktu dan tenaga. 

Pekerjaan kompleks dan rumit seperti pemantauan jam kerja, inventaris, penggajian, laporan penjualan, laporan keuangan, dan lain sebagainya dapat dilakukan secara otomatis.

Tanpa ERP, pekerjaan tersebut akan memakan waktu berhari-hari dan komunikasi yang merepotkan antar divisi. 

Sehingga semua orang dapat fokus pada pekerjaannya masing-masing tanpa perlu saling tunggu data. 

Contohnya saat departemen marketing membutuhkan informasi trafik harian website dari departemen SEO. 

Mereka tidak perlu menunggu departemen SEO untuk memberikan laporan harian di akhir bulan. 

Mereka bisa memantaunya sendiri setiap hari, sehingga flow kerja masing-masing departemen tidak terganggu. 

Baca juga: NFC pada Smartphone: Semua Jadi Lebih Praktis!

2. Meningkatkan Kolaborasi

Suatu perusahaan pasti terdiri dari beberapa departemen yang mengemban tugas masing-masing. 

Walau begitu, bukan berarti departemen tersebut bekerja secara masing-masing. 

Banyak departemen harus berkolaborasi dan bersinergi dalam rangka melancarkan seluruh aktivitas operasional. 

Nah, ERP adalah salah satu tools yang mempermudah proses kolaborasi dengan cara meruntuhkan dinding pembatas komunikasi dan informasi. 

Karena seluruh informasi dan data perusahaan akan dimasukkan ke dalam sistem ERP yang sifatnya terpusat, konsisten, dan terbuka bagi pemegang akses. 

Jadi, suatu departemen dapat mengakses informasi atau data dari departemen lain tanpa harus melakukan komunikasi yang terlalu panjang.

Anda yang berada di departemen ABC pun tidak perlu lagi menunggu seseorang di departemen XYZ untuk mengangkat telepon atau membalas email. 

Anda cukup meninggalkan pesan jika departemen ABC sudah mengambil data 1 milik departemen XYZ untuk kemudian diolah menjadi data 2, yang mana nantinya harus dikombinasikan lagi dengan data 3 oleh departemen KLM.

3. Menghemat Biaya Operasional

Penggunaan ERP berarti otomatisasi aktivitas operasional.

Dan karena sebagian besar aktivitas operasional telah berjalan secara otomatis, maka berbagai kendala dan kerusakan dapat diantisipasi dengan lebih optimal.

Jika kendala dan kerusakan dapat diantisipasi dengan optimal, tentu saja perusahaan mengeluarkan dana yang lebih sedikit daripada biaya untuk menanggulangi kerusakan yang terjadi.

Aktivitas operasional yang berjalan secara otomatis juga berarti mengurangi jumlah SDM yang harus dipekerjakan dan mempersingkat waktu kerja. 

Tentu saja ini membantu perusahaan untuk menghemat biaya operasional.  

Baca juga: Cara Membuat QR Code dengan Cepat dan Mudah

4. Meningkatkan Keamanan Data

ERP menyimpan seluruh data perusahaan secara terpusat pada cloud. 

Namun bukan berarti seluruh data perusahaan dapat diakses secara bebas oleh seluruh warga perusahaan. 

ERP memiliki firewall untuk mencegah terjadinya pelanggaran akses data. 

Admin yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan data perusahaan dapat membatasi hak akses dan memonitor siapa saja yang login untuk mengakses data tertentu.  

Jadi, hak akses yang dimiliki masing-masing karyawan berbeda antara satu-sama lain. 

Contohnya, departemen HR dan pemangku kepentingan memiliki akses kepada data diri seluruh karyawan secara lengkap. 

Mulai dari identitas diri, tanggal bergabung ke perusahaan, tanggal habis kontrak, catatan absen kerja, gaji dan lain sebagainya. 

Sedangkan karyawan hanya dapat mengakses slip gaji, catatan absen kerja, sisa cuti, dan tanggal habis kontrak masing-masing.   

5. Membuat Prediksi Bisnis yang Akurat

Bagaimana pemangku kepentingan dan karyawannya memandang peluang dan kemungkinan lain selama beberapa tahun kedepan merupakan hal yang krusial bagi kemajuan bisnis.

Sebab cara pandang tersebut akan mempengaruhi pengambilan keputusan strategis. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi suatu perusahaan untuk memiliki laporan secara real-time, rinci, dan konsisten. 

Supaya pelaku bisnis dapat melihat pola dan tren yang terjadi di kalangan konsumen saat suatu jenis produk diluncurkan atau suatu strategi marketing digunakan. 

Nah, dengan menggunakan ERP, semua hal tersebut dapat terfasilitasi dengan baik. 

Penutup

Untuk Sahabat Aksara yang bisnisnya mulai berkembang juga membutuhkan komunikasi, kolaborasi, dan analisis yang rumit bila dilakukan secara manual, Anda dapat mulai menerapkan ERP. 

Semoga artikel dari Aksara Data Digital kali ini dapat menambah insight Anda yang ingin menerapkan ERP ya! 

Leave a Reply

Your email address will not be published.